Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est Evenco, éditrice du service Evenco. Pour toute question relative aux données personnelles ou à l’exercice de vos droits, vous pouvez nous contacter via le formulaire de contact.

2. Données collectées

Evenco collecte uniquement les données nécessaires à la fourniture, la sécurisation, la facturation, l’amélioration et le support de ses services.

Ces données peuvent notamment inclure :

• les données d’identification et de compte ;
• les coordonnées professionnelles ;
• les informations liées à l’abonnement et à la facturation ;
• les données de connexion et de sécurité ;
• les préférences de paramétrage ;
• les secteurs suivis dans Lexia ;
• les projets, documents, conversations et analyses réalisés dans Codexia ;
• les échanges avec le support.

3. Finalités des traitements

Les données sont traitées pour les finalités suivantes :

• création et gestion des comptes utilisateurs ;
• fourniture des services Lexia et Codexia ;
• veille réglementaire sectorielle ;
• import, organisation et analyse documentaire ;
• gestion des abonnements, paiements et factures ;
• support client et suivi des demandes ;
• sécurité, journalisation, détection d’abus et prévention des accès non autorisés ;
• amélioration technique et fonctionnelle de la plateforme ;
• respect des obligations légales applicables.

4. Bases légales

Les traitements reposent, selon les cas, sur l’exécution du contrat, le respect d’obligations légales, l’intérêt légitime d’Evenco à sécuriser, exploiter et améliorer son service, ou le consentement lorsque celui-ci est requis.

5. Données et documents importés dans Codexia

Les documents importés dans Codexia peuvent contenir des informations professionnelles, contractuelles, réglementaires, sociales, juridiques, confidentielles ou sensibles.

Evenco met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à limiter l’accès à ces documents aux seuls traitements nécessaires au fonctionnement du service, aux autorisations accordées par l’utilisateur ou son organisation, et aux opérations strictement nécessaires à la sécurité, au support ou à la maintenance.

6. Sécurité et chiffrement

Evenco met en œuvre des mesures de sécurité adaptées à la nature des données traitées, notamment des mécanismes de contrôle d’accès, de journalisation, de limitation des accès, de protection des fichiers et, lorsque applicable, de chiffrement des contenus stockés.

Les documents importés dans Codexia peuvent être protégés par des mécanismes de chiffrement avant stockage. Les accès aux contenus sont limités aux besoins du service et aux droits accordés par l’utilisateur ou son organisation.

7. Traitements impliquant l’intelligence artificielle

Certaines fonctionnalités de Codexia peuvent nécessiter l’analyse automatisée de contenus documentaires par des modèles d’intelligence artificielle ou par des prestataires techniques spécialisés.

Ces traitements sont réalisés uniquement dans la mesure nécessaire au fonctionnement des fonctionnalités concernées. Evenco met en œuvre des mesures destinées à limiter les données transmises, réduire les risques d’exposition et protéger la confidentialité des informations traitées.

Lorsque des API professionnelles d’intelligence artificielle sont utilisées, les données transmises dans ce cadre ne sont pas destinées à entraîner des modèles publics, sauf indication contraire explicitement mentionnée.

8. Conservation des données

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire aux finalités poursuivies, puis supprimées, anonymisées ou archivées lorsque cela est nécessaire au respect d’obligations légales, contractuelles, comptables, probatoires ou de sécurité.

Les documents importés dans Codexia sont conservés tant que l’utilisateur ou son organisation les conserve dans son espace, sauf suppression manuelle, fin de contrat, demande applicable ou politique spécifique convenue.

Les conversations, questions, réponses et historiques d’analyse IA font l’objet d’une conservation distincte. Leur durée de conservation dépend de l’offre souscrite, des options activées ou des paramètres applicables à l’utilisateur ou à son organisation.

À titre d’exemple, l’historique IA peut être conservé pour une durée limitée selon le plan, faire l’objet d’une rétention prolongée pour les offres avancées, ou être soumis à une politique spécifique dans un cadre Enterprise.

9. Journalisation et sécurité

Evenco peut conserver des journaux techniques et de sécurité afin d’assurer la protection de la plateforme, la traçabilité des actions importantes, la prévention des abus, la détection d’incidents et le respect de ses obligations.

Ces journaux sont conservés pour une durée limitée, proportionnée aux besoins de sécurité, d’audit, de preuve ou de conformité.

10. Sous-traitants

Evenco peut recourir à des prestataires techniques pour l’hébergement, la sécurité, l’envoi d’emails, le paiement, la supervision, le support, l’analyse documentaire ou certaines fonctionnalités d’intelligence artificielle.

Ces prestataires interviennent uniquement dans la limite nécessaire à la fourniture du service et sont soumis à des obligations de confidentialité, de sécurité et de protection des données.

Les infrastructures principales d’hébergement utilisées par Evenco sont situées en France et plus largement au sein de l’Union européenne.

Evenco privilégie des prestataires techniques offrant des garanties adaptées en matière de sécurité, de confidentialité et de conformité réglementaire.

11. Transferts hors Union européenne

Lorsque certains prestataires sont situés en dehors de l’Union européenne ou traitent des données depuis un pays tiers, Evenco veille à ce que les transferts soient encadrés par des garanties appropriées, conformément à la réglementation applicable.

12. Droits des utilisateurs

Conformément au RGPD, vous pouvez disposer, selon les conditions applicables, d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de limitation du traitement et de portabilité de vos données.

Vous pouvez exercer vos droits en contactant Evenco via le formulaire de contact.

13. Réclamation

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés ou que le traitement de vos données n’est pas conforme à la réglementation applicable.

14. Mise à jour de la politique

La présente politique peut être mise à jour afin de tenir compte de l’évolution du service, des traitements, des sous-traitants, des mesures de sécurité ou de la réglementation applicable.