Utilisation de l’intelligence artificielle

1. Objet

La présente page décrit les conditions dans lesquelles Evenco utilise des fonctionnalités d’intelligence artificielle, notamment au sein de Codexia.

Ces fonctionnalités sont conçues pour assister les utilisateurs dans l’analyse documentaire, la synthèse, l’identification d’informations importantes, la structuration de contenus et la compréhension de documents professionnels.

2. Fonctionnement général

Les fonctionnalités d’intelligence artificielle peuvent analyser les documents, extraits, questions ou instructions fournis par l’utilisateur afin de générer une réponse, une synthèse, une suggestion, une classification ou une aide à la lecture.

Les traitements réalisés dépendent des documents importés, des questions posées, des paramètres de l’espace utilisateur et des fonctionnalités activées dans l’offre souscrite.

3. Documents et contenus analysés

Les traitements peuvent impliquer l’analyse de documents professionnels, réglementaires, administratifs, RH, juridiques, contractuels ou organisationnels.

L’utilisateur demeure responsable des contenus qu’il importe et s’engage à ne transmettre que les données nécessaires à l’utilisation du service.

4. Confidentialité et sécurité

Evenco met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les contenus traités par les fonctionnalités d’intelligence artificielle.

Les documents importés dans Codexia peuvent être protégés par des mécanismes de chiffrement avant stockage. Les accès aux contenus sont limités aux traitements nécessaires au fonctionnement du service, aux droits accordés par l’utilisateur ou son organisation, et aux opérations nécessaires à la sécurité, au support ou à la maintenance.

5. Prestataires techniques d’intelligence artificielle

Certaines fonctionnalités peuvent s’appuyer sur des services tiers spécialisés dans les modèles d’intelligence artificielle. Ces services interviennent uniquement dans la mesure nécessaire au fonctionnement des fonctionnalités concernées.

Evenco met en œuvre des mesures destinées à limiter les données transmises, réduire les risques d’exposition et protéger la confidentialité des informations traitées.

Lorsque des API professionnelles d’intelligence artificielle sont utilisées, les données transmises dans ce cadre ne sont pas destinées à entraîner des modèles publics, sauf indication contraire explicitement mentionnée.

6. Historique IA et rétention

Codexia distingue les documents importés de l’historique d’analyse IA.

Les documents constituent le contenu documentaire de l’espace utilisateur. Ils sont conservés tant que l’utilisateur ou son organisation les conserve dans son espace, sauf suppression manuelle, fin de contrat, demande applicable ou politique spécifique convenue.

Les conversations, questions, réponses et historiques d’analyse IA font l’objet d’une politique de conservation distincte. Cette durée peut dépendre de l’offre souscrite, des options activées ou des paramètres applicables à l’organisation.

Selon les cas, l’historique IA peut être conservé pendant une durée limitée, faire l’objet d’une conservation prolongée ou être soumis à une politique de rétention spécifique.

7. Suppression automatique

Evenco peut mettre en œuvre des mécanismes de suppression automatique des historiques d’analyse IA arrivés à expiration.

Ces mécanismes visent à limiter la conservation des données au strict nécessaire, tout en permettant aux utilisateurs et organisations de bénéficier d’un historique adapté à leur usage professionnel et à leur offre.

8. Mode de rétention renforcée ou spécifique

Certaines offres ou configurations avancées peuvent permettre une durée de conservation prolongée, une politique de rétention personnalisée ou des paramètres de gouvernance adaptés aux besoins de l’organisation.

Lorsque ces options sont disponibles, elles peuvent permettre d’adapter la conservation des historiques IA aux exigences internes de conformité, d’audit, de suivi documentaire ou de sécurité.

9. Limites des résultats générés

Les analyses, résumés, suggestions ou réponses générés par intelligence artificielle sont fournis à titre d’assistance.

Ils ne constituent ni un conseil juridique, ni une consultation professionnelle, ni une validation réglementaire, ni une garantie d’exactitude, d’exhaustivité ou d’adéquation à une situation particulière.

L’utilisateur reste responsable de la vérification, de l’interprétation et de l’utilisation des résultats fournis.

10. Bonnes pratiques d’utilisation

Il est recommandé de ne transmettre que les documents et informations nécessaires à l’analyse recherchée, de vérifier les résultats produits, et de solliciter un professionnel qualifié lorsque la situation l’exige.

Pour les contenus particulièrement sensibles, l’utilisateur doit s’assurer que l’usage du service est compatible avec ses obligations internes, contractuelles, professionnelles ou réglementaires.